ภาพรวมการบริหารร้านค้า SMEs
เรียบเรียงโดย อาจารย์วิภาวรรณ กลิ่นหอม
| โดยทั่วไปการดำเนินการปฏิบัติงานธุรกิจทุกประเภท ส่วนประกอบหนึ่งที่เป็นเสมือนสายเลือดหรือน้ำหล่อเลี้ยงให้เกิดการเคลื่อนที่ของงานต่างๆ ได้อย่างคล่องตัว คือวิธีหรือระบบในการบริหารสำนักงาน ภายในองค์การนั่นเอง ซึ่งเป็นสิ่งที่ผู้ที่กำลังจะเริ่มต้นธุรกิจหรือแม้แต่ผู้ที่ดำเนินธุรกิจอยู่ควรให้ความสนใจ ให้ความสำคัญต่อการบริหารสำนักงาน ให้อยู่ในลักษณะที่เหมาะสมที่สุด เพื่อการดำเนินงานที่สะดวกคล่องตัวต่อไป ในที่นี้จึงจะของกล่าวถึงหลักการสำคัญสำหรับการบริหารสำนักงาน เพื่อผู้ทำธุรกิจจะได้พิจารณาและนำไปปรับใช้ให้เกิดประโยชน์แก่งานในองค์การของท่านต่อไป หลักพื้นฐานสำหรับการบริหารสำนักงานนั้นมีหลักการง่ายๆ เช่นเดียวกับการบริหารทั่วไปคือ ใช้ต้นทุนให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ โดยมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลสูงสุด ทั้งนี้ผู้ที่ทำหน้าที่ในการบริหารสำนักงานไม่เพียงจะต้องทำหน้าที่ ในการดูแลสำนักงานและเพื่อนร่วมงานต่างๆ เท่านั้น ยังต้องคำนึงถึงผู้มีส่วนได้เสียในองค์การอื่นๆ ด้วย ทั้งผู้ถือหุ้น ลูกค้า ผู้จัดหาวัตถุดิบ และอื่นๆ จึงต้องใช้เทคนิคไม่น้อยเลยในการบริหารสำนักงาน |
• การจัดการพื้นที่สำนักงาน มีสิ่งที่ต้องพิจารณาหลายประการ คือ
1. การเลือกทำเลและตำแหน่งที่ตั้ง ทำเลที่ตั้งเป็นปัจจัยแรกในการพิจารณา ซึ่งมีหลักในการพิจารณาเลือกทำเลที่ตั้ง ดังนี้
- ประเภทของธุรกิจ ถ้าเป็นธุรกิจการผลิตหรือโรงงาน ควรตั้งอยู่แถบชานเมือง แต่อาจมีสำนักงานขายอยู่ในเมืองเพื่อติดต่อลูกค้าได้สะดวกยิ่งขึ้น ถ้าเป็นธุรกิจบริการ ควรพิจารณาย่านการค้าหรือแหล่งธุรกิจสำคัญโดยคำนึงถึงระบบสาธารณูปโภค สถานที่จอดรถ การคมนาคม และสภาพแวดล้อมที่เอื้อประโยชน์ต่อธุรกิจโดยตรง เช่น ธนาคารพาณิชย์ การติดต่อสื่อสาร เป็นต้น
- ลักษณะของภูมิประเทศ บางทำเลที่ตั้งอยู่ใกล้บริเวณห่างไกล แห้งแล้ง ซึ่งนับว่าไม่ดีนัก ถ้าเป็นไปได้ ควรจัดหาทำเลที่ตั้งในเขตพื้นที่สีเขียว เพราะจะทำให้คุณภาพชีวิตพนักงานและสำนักงานดีขึ้น
- แหล่งวัตถุดิบหรือแรงงานหรือคู่แข่งขัน ต้องพิจารณาว่าทำเลที่ตั้งอยู่ใกล้แหล่งวัตถุดิบ การขนย้ายได้สะดวกเพียงพอหรือไม่ เพียงใด หรือเป็นทำเลที่ง่ายและสะดวกต่อการว่าจ้างแรงงานขนาดไหน บางแห่งอยู่ใกล้สถานศึกษา บางแห่งอยู่ใกล้ชุมชน แล้วแต่ความต้องการของธุรกิจเป็นสำคัญ นอกจากนี้ควรคำนึงถึงคู่แข่งขันในบริเวณทำเลที่ตั้งใกล้เคียงด้วย
- ต้นทุนค่าใช้จ่าย พิจารณาเรื่องราคาที่ดิน ต้นทุนในการพัฒนาที่ดิน เส้นทางการขนส่งที่ช่วยให้ประหยัดต้นทุนมากน้อยเพียงใด หรือแม้กระทั่งที่เกิดจากการบริการพนักงาน เช่น ค่ารถรับส่งพนักงาน
- สภาพแวดล้อมและระบบสาธารณูปโภค ถ้ามีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ก็จะทำให้สำนักงานสะดวกสบายและทำงานได้อย่างคล่องตัว นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึงระบบการกำจัดของเสีย และภาวะมลพิษที่อาจจะเกิดขึ้นอีกด้วย
- ทางเข้าออกของอาคารที่ตั้ง ตลอดจนที่จอดรถ และเส้นทางการจราจรและความหนาแน่น ของการจราจรบริเวณตำแหน่งที่ตั้ง
- สภาพแวดล้อมภายนอกของบริเวณสถานที่ตั้ง ได้แก่ ธุรกิจข้างเคียงเป็นประเภทใด ขัดแย้งหรือส่งเสริมการประกอบธุรกิจของสำนักงานหรือไม่ ธุรกิจที่สำคัญที่อยู่ใกล้เคียงมีมากน้อยเพียงใด สะดวกในการติดต่อสถานที่ราชการ ธนาคาร หรือบริษัทเอกชนที่เกี่ยวข้องหรือไม่อย่างไร นอกจากนี้ยังควรคำนึงถึงธุรกิจคู่แข่งขันในตำแหน่งที่ตั้งใกล้เคียงหรือตรงข้ามด้วย(ถ้ามี)
เมื่อพิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารพื้นที่แล้ว เราต้องมาพิจารณาเกี่ยวกับ ความต้องการใช้พื้นที่ในสำนักงาน ซึ่งมีสิ่งที่ควรนำมาใช้ในการพิจารณา 3 ส่วนหลักๆ คือ
1. คน ได้แก่ พื้นที่สำหรับการทำงานของบุคลากรในแต่ละแผนก
2. ส่วนสนับสนุน เป็นพื้นที่สำหรับการบริการ เช่น ห้องประชุม โถงกลาง เป็นต้น
3. เส้นทางจราจร ได้แก่ ทางเชื่อมตึก ทางเดินระหว่างแผนก ที่ใช้ต้อนรับลูกค้า เป็นต้น
ทั้งนี้การวางแผนพื้นที่ต้องเกิดขึ้นตามหน้าที่งานหรือสายทางเดินของงาน มากกว่าการใช้พื้นที่เพื่อความสวยงามสำหรับบุคลากรเท่านั้น อาจกล่าวได้ว่าควรพิจารณาความต้องการ ของการไหลหรือเนื้อหางาน คน และหน้าที่งานเป็นเกณฑ์
กล่าวโดยสรุปได้ว่าหลักการบริหารพื้นที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพ คือ
1. ให้ทางเดินหรือการไหลของข้อมูลเป็นเส้นตรง เพื่อลดการติดต่อสื่อสารและการเดินทางให้มีเส้นทางน้อยลง
2. มีพื้นที่เปิดขนาดใหญ่ เพื่อให้แนวทางกำหนดการดูแลและควบคุมทำได้ง่าย และสะดวก ช่วยให้มีการติดต่อสื่อสารกับพนักงานแต่ละคนโดยตรง และยังทำให้สภาพแวดล้อมอื่นๆ ในสำนักงาน เช่น แสงสี เสียง ถูกจัดแต่รวมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ใช้ผนังกั้นที่สามารถเคลื่อนย้ายได้ อย่าใช้ผนังปิดทึบ(ถ้าเป็นไปได้)
4. รักษาพื้นที่โดยให้แต่ละสถานีหรือจุดทำงานของแต่ละบุคคลไม่เทอะทะ หรือแน่นขนัดมากเกินไป
5. ส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับภายนอก ต้องอยู่ในบริเวณเข้าถึงสะดวกและเป็นสาธารณะ
6. การแบ่งสรรพื้นที่ใช้หลักการตามทางเดินหลักของงานในสำนักงาน
7. มีการพยากรณ์ความต้องการงานในอนาคต เพื่อจัดทำพื้นที่สำรองไว้เผื่อในการรองรับการขยายตัวในปีต่อๆ ไป
• การจัดการสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
สภาพแวดล้อมมีผลกระทบโดยตรงกับปริมาณและคุณภาพงาน รวมทั้งขวัญกำลังใจของพนักงานในสำนักงานด้วย โดยสภาพแวดล้อมหลักที่มีผลกระทบต่อการทำงาน มีหลายปัจจัยเป็นสภาพทางด้านกายภาพ ซึ่งกระทบความรู้สึกของคน เช่น การมองเห็น การได้ยิน และการสัมผัส ส่วนปัจจัยอื่นๆ ...อ่านภายในเอกสารต่อคะ
ดาวน์โหลด : ภาพรวมการบริหารร้านค้า SMEs