การวางแผนระบบบัญชีสำหรับธุรกิจ SMEs
เรียบเรียงโดย อาจารย์สุเทพ ด่านศิริวิโรจน์
| ความหมายของ “การบัญชี”
การบัญชีมีคำนิยามต่างๆกันตามความนิยม แต่ที่ใช้กันมากได้แก่คำนิยามของสมาคมผู้สอบบัญชีรับอนุญาตของประเทศสหรัฐอเมริกา ซึ่งกล่าวไว้ว่า การบัญชีหมายความถึง “การจดบันทึก การจำแนก การสรุปผล และการรายงานเหตุการณ์เกี่ยวกับการเงิน โดยใช้หน่วยเป็นเงินตรา รวมทั้งการแปลความหมายของผลการปฏิบัติดังกล่าวด้วย” จากนิยามความหมายของการบัญชีดังกล่าวข้างต้น จะเห็นได้ว่าในกระบวนการทำบัญชีนั้น จะต้องเริ่มด้วยการรวบรวมเอกสารหลักฐานของเหตุการณ์ทางการเงินของธุรกิจหรือเรียกอีกอย่างว่ารายการค้า เพื่อนำมาจดบันทึกเรียงตามลำดับก่อนหลังในสมุดรายวัน แล้วจึงนำมาจำแนกแยกประเภทของรายการค้าในสมุดแยกประเภท จากนั้นทุกรอบระยะเวลาตามแต่ที่เราต้องการ เช่นทุกเดือน หรือทุกไตรมาส หรือทุกปี ก็จะมาทำการสรุปผลสิ่งที่บันทึกแยกประเภทไว้แล้วนี้ออกมาเพื่อแสดงฐานะทางการเงิน(งบดุล) ผลการดำเนินงาน (งบกำไรขาดทุน) และผลการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน(งบแสดงการเปลี่ยนแปลงฐานะทางการเงิน) ซึ่งงบที่แสดงผลสรุปนี้เรียกรวมว่า งบการเงิน และงบการเงินที่ได้มาก็จะนำมาแปลความหมายในรูปของการวิเคราะห์งบการเงินต่อไป |
เมื่อมีการจัดทำบัญชีแล้ว กิจการก็จะได้รับประโยชน์จากรายงานทางการการบัญชีในด้านต่างมากมายได้แก่ บัญชีทำหน้าที่เป็นเครื่องมือในการควบคุมดูแลทรัพย์สิน เช่นบัญชีแสดงยอดเงินสดคงเหลือย่อมเป็นการบังคับให้ผู้รักษาเงินสดต้องรับผิดชอบในยอดเงินสดให้ตรงกับที่ปรากฏตามบัญชี
การบัญชีเป็นวิธีการเก็บรวบรวมสถิติอย่างหนึ่ง ซึ่งจะเป็นประโยชน์แก่ผู้บริหาร ในการควบคุมให้การดำเนินงานเป็นไปโดยมีประสิทธิภาพ ช่วยป้องกันความผิดพลาดในการทำงาน เช่นไม่หลงลืมจ่ายค่าใช้จ่ายซ้ำ และใช้ตรวจสอบความถูกต้องได้ในภายหลัง ช่วยคำนวณผลกำไรขาดทุนของกิจการสำหรับระยะเวลาหนึ่ง รวมทั้งยังช่วยแสดงฐานะของกิจการในขณะใดขณะหนึ่งด้วย
ระบบบัญชี
ระบบบัญชี แบ่งแยกเป็นส่วนย่อยได้ดั้งนี้คือ
1. ระบบการรวบรวมจัดเก็บข้อมูลรายการทางการเงิน โดยกำหนดแบบพิมพ์หรือเอกสารที่กิจการใช้อยู่แล้วในการทำธุรกิจเช่น ใบส่งสินค้า ใบรับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่ายเงิน เป็นต้น ซึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่กิจการจะใช้ในการบันทึกรายการทางบัญชี
2. ระบบในการบันทึกรายการทางเงินเหล่านี้ตามลำดับก่อนหลัง โดยกำหนดประเภทของสมุดรายวันขั้นต้น ซึ่งทั่วไปก็ได้แก่ สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันขาย สมุดรายวันซื้อ สมุดเงินสด เป็นต้น เพื่อใช้ในการบันทึกรายการดังกล่าว
3. ระบบการแยกประเภทบัญชี โดยกำหนดจากประเภทของสินทรัพย์ หนี้สิน รายได้ ค่าใช้จ่ายตามความเหมาะสมของแต่ละกิจการ เพื่อใช่ในการผ่านรายการบัญชี
4. ระบบในการจัดทำรายงานในรูปงบการเงิน ซึ่งก็ได้แก่การวางรูปแบบของงบดุล งบกำไรขาดทุน และรายงานอื่นตามที่กิจการต้องการ
การวางแผนระบบบัญชี
ดังได้กล่าวมาแล้วว่าบัญชีคือการรวบรวมข้อมูลรายการค้าของกิจการ ดังนั้นพนักงานทุกคนของกิจการต่างก็มีส่วนอยู่ตลอดเวลาที่ก่อให้เกิดรายการค้าขึ้น จึงมีความจำเป็นที่จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่ามีการทำรายการค้าอย่างหนึ่งอย่างใดขึ้น พนักงานคนใดต้องทำอะไร ใช้เอกสารแบบพิมพ์อะไร กรอกข้อความอะไรลงในแบบพิมพ์ที่กำหนดนั้น เรียบร้อยแล้วต้องนำส่งให้พนักงานบัญชีอย่างไร และเมื่อพนักงานบัญชีได้รับแล้วจะต้องบันทึกอย่างไร ขั้นต่างๆที่กล่าวข้างต้นคือการวางแผนระบบบัญชีนั้นเอง
ซึ่งกิจการโดยทั่วไปพอจะแยกธุรกรรมหลักๆที่ต้องวางหลักการขั้นตอนในการทำงานเพื่อใช้ในการบันทึกรายการทางบัญชีได้ดังนี้
1. ระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อและควบคุมสินค้าคงเหลือ
2. ระบบบัญชีสำหรับการขายและควบคุมลูกหนี้
3. ระบบบัญชีสำหรับการคำนวณต้นทุนในการผลิต
4. ระบบบัญชีสำหรับเงินสดรับ
5. ระบบบัญชีสำหรับเงินสดจ่าย
เมื่อวางระบบกำหนดหน้าที่ของแต่คนได้แล้ว ในการบันทึกรายการทั้งในระดับตามเวลาก่อนหลัง และบันทึกแยกประเภทบัญชี ตลอดจนการจัดทำรายงาน กิจการอาจพิจารณาใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้าช่วยได้ ซึ่งปัจจุบันมีซอฟแวร์สำเร็จรูปทางบัญชีให้เลือกมากมายในท้องตลาด
กรณีศึกษา
จากหนังสือเฟรนไชส์ สำนักพิมพ์เคแอนด์พีบุ๊ค
เชคเกอร์เฟรส
เชคเกอร์เฟรส เป็นธุรกิจแฟรนไชส์ขายเครื่องดื่มผสมค็อกเทล, ม็อกเทล และคานาเป้ ที่ประดับตกแต่งเป็นหน้าต่าง ๆ ที่สวยงามน่ารับประทาน รสชาติอร่อย พอดีคำ ลงทุนต่ำ ให้ผลตอบแทนสูงขายง่ายได้ทุกที่ เป็นธุรกิจที่ไม่เหมือนใคร ให้ผลตอบแทน 40,000.- 100,000 บาท/เดือน เจ้าของธุรกิจคือ คุณไพลิน ถนอมเกียรติ ซึ่งเรียนจบประชาสัมพันธ์มาจากมหาวิทยาลัยรามคำแหง คณะมนุษยศาสตร์ปัจจุบันอายุเพียง 33 ปี แต่มีประสบการณ์ด้านงานบริหารมากมาย ...อ่านภายในเอกสารต่อคะ
ดาวน์โหลด : การวางแผนระบบบัญชีสำหรับธุรกิจ SMEs