การคัดเลือกบุคลากรคุณภาพ

การคัดเลือกบุคลากรคุณภาพ

เรียบเรียงโดย อาจารย์วิภาวรรณ กลิ่นหอม

หลังจากที่เรามีการจัดการโครงสร้างองค์การออกมาได้รูปแบบที่เหมาะสมแล้ว ในที่สุดเราก็จะต้องได้เห็นว่าองค์การของเรามีตำแหน่งงานใดเกิดขึ้นบ้าง และมีความต้องการกำลังคนเพื่อเข้าร่วมในตำแหน่งงานนั้นๆ เป็นจำนวนเท่าไร และก็มาถึงขั้นตอนของการจัดหาคนมาลงให้เหมาะสมตามตำแหน่งงานนั้นๆ ก่อนที่จะดำเนินการสรรหา คัดเลือกเพื่อให้ได้บุคลากรที่มีคุณภาพ ที่สามารถสร้างสรรค์ผลงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้ประสิทธิผลตรงตามที่องค์การปรารถนาได้นั้น ลำดับแรก ผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานที่ต้องรับผิดชอบทำในตำแหน่งนั้นๆ ได้อย่างชัดเจนเสียก่อน นั่นคือต้องมีการทำ คำอธิบายงาน (Job description) ตามตำแหน่งออกมาอย่างละเอียด ลำดับต่อไปต้องระบุคุณสมบัติของคนที่คิดว่าจะสามารถทำงานตามที่คำอธิบายงานระบุได้เป็นอย่างดี คุณสมบัติที่สำคัญได้แก่ เพศ อายุ วุฒิการศึกษา สาขาที่สำเร็จการศึกษา ประสบการณ์ ความชำนาญ ความสามารถเฉพาะ หรือความสามารถพิเศษ เป็นต้น

ก่อนจะเข้าสู่ระบบการคัดเลือก ที่จริงต้องกล่าวถึงวิธีการสรรหาบุคลากรก่อน เพราะการใช้วิธีการสรรหาที่ถูกต้อง ก็ทำให้เรามุ่งเข้าสู่บุคลากรตามที่เราปรารถนาได้โดยง่ายและตรงเป้า เป็นขั้นพื้นฐานที่จะได้พบกับบุคลากรที่ดีต่อไป

วิธีการในการสรรหาบุคลากรก็ทำได้หลายวิธีได้แก่

1.การสรรหาจากภายใน คืออาจจะเป็นการบอกกล่าวสรรหาจากคนรู้จักใกล้ตัว
ซึ่งก็อาจเป็นวิธีหนึ่งที่ทำให้หาคนทำงานได้ง่าย และพิจารณาได้ทันทีว่าบุคคลเหล่านั้นเหมาะสมหรือไม่ เพราะรู้จักกันมาก่อน แต่ต้องตระหนักว่า บุคคลเหล่านั้นต้องมีความสามารถเพียงพอตามตำแหน่งนั้นๆ จริง ตาม Job description และต้องระวังความสามารถในการบังคับบัญชาด้วย เพราะหากเป็นระบบพวกพ้องเกิดขึ้นจะพบความลำบากในการบังคับบัญชาต่อไปในการทำงาน

2.การสรรหาจากภายนอก อาจทำได้หลายช่องทาง ได้แก่

• ประกาศทางหนังสือพิมพ์ หรือทาง Internet แต่การผ่านช่องทางนี้ก็ต้องเลือกหนังสือพิมพ์และ web site ที่เหมาะสมด้วย เช่นถ้าเป็นตำแหน่งที่ต้องการทักษะทางภาษาอังกฤษ ก็ควรผ่านหนังสือพิมพ์ภาษาอังกฤษ เพราะจะสามารถกรองคุณสมบัติของคนที่จะเข้าสมัครได้ส่วนหนึ่ง หรือการผ่าน Internet ก็สะดวกที่สามารถกรองได้ทันทีว่าจะได้คนที่ใช้ Computer Internet ได้ และยังสะดวกเพราะสามารถสมัครผ่าน Internet ได้ก็ทำให้สื่อสารกันได้ง่ายขึ้นอีกด้วย
• ผ่านบริษัทจัดหา (Head Hunter / Agency) ก็คือจ้างบริษัทจัดหาซึ่งก็ถือเป็นวิธีการที่สะดวก และมักจะได้คนที่คุณภาพที่เลือกสรรมาแล้วระดับหนึ่ง แต่วิธีนี้ค่าใช้จ่ายสูงทีเดียว ผู้บริหารก็ต้องพิจารณาว่ามีความจำเป็นที่จะต้องใช้วิธีนี้หรือไม่

แต่ไม่ว่าจะเลือกใช้วิธีการสรรหาด้วยวิธีใดก็ตาม แท้จริงแล้วขั้นตอนของการสรรหา ยังมี องค์ประกอบที่สำคัญนอกเหนือไปจากวิธีการสรรหาดังกล่าวแล้วอีก ประเด็นสำคัญสำหรับผู้ทำธุรกิจที่ต้องให้ความสำคัญ

ประการแรกคือ คนที่ทำหน้าที่ในการสรรหาคัดเลือกต้องแบ่งกลุ่มของผู้ที่เราต้องการจะสรรหาเสียก่อน
โดยเราจะต้องรู้ว่าตำแหน่งที่เราต้องการนั้น ควรจะมีแหล่งสรรหาอยู่ที่ไหน เราก็จะได้เจาะจงไปที่แหล่งนั้นเลย อย่าหาจากแหล่งที่ไม่ได้เจาะจงหรือใช้การประกาศรับสมัคร ซึ่งจะทำให้ต้องพบกับความหลากหลายของผู้สมัคร และทำให้เกิดความยากลำบากในการคัดเลือกต่อไป ในที่สุดเราก็จะไม่ได้คนอย่างที่เราปรารถนานั่นเอง เช่น หากเราต้องการในตำแหน่ง IT เราก็ไปยังสถาบันที่มีการสอนทางด้าน IT โดยเฉพาะได้เลย ดังนี้จะเห็นว่า หากเรารู้จักแบ่งกลุ่มของผู้สมัครให้ถูกต้องแล้วนั้น ทำให้สามารถทำงานได้รวดเร็วขึ้น และจะได้พบกับแหล่งชุมชนใหญ่ของผู้สมัคร และสามารถเลือกสรรบุคลากรที่มีคุณได้ต่อไป

ส่วนตลาดของการประกาศรับสมัครทางหน้าหนังสือพิมพ์ก็ยังคงสามารถใช้ได้ แต่ผู้ทำธุรกิจต้องพยายามระบุคุณสมบัติที่ต้องการให้ชัดแจ้ง เพราะหากเราลงรายละเอียดของผู้สมัครอย่างกว้างๆ เราก็จะได้ผู้สมัครอย่างที่ไม่ตรงกับความต้องการนัก

ประการที่สองที่มีความสำคัญไม่น้อยในการสรรหา
คือผู้ทำธุรกิจต้องสร้างองค์การให้เป็นที่ดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพ นั่นคือจะต้องทำองค์การให้มีสิ่งล่อตาล่อใจคนคุณภาพให้อยากเข้ามาร่วมงาน เช่น ถ้าเรามั่นใจในระบบค่าตอบแทนและสวัสดิการที่ดี เราก็สามารถนำมาดึงดูดผู้สมัครได้ รวมถึงการสื่อข้อความไปยังผู้สมัครด้วย ว่าองค์การมีความทันสมัยเพียงไร ซึ่งขึ้นอยู่กับวิธีเขียน ใช้ถ้อยคำกะทัดรัด ใช้ภาษาที่เป็นสมัยใหม่ วิธีการส่งข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นทางหน้า Web site ต่างๆ เพื่อทำให้ผู้สมัครมองว่าองค์การนั้นมีความทันสมัย ซึ่งเรื่องนี้ไม่เกี่ยวกับประเภทหรือขนาดองค์การแต่อย่างใด เป็นเรื่องของการสร้างภาพให้เกิดขึ้นเพื่อดึงดูดคนคุณภาพให้รู้สึกสนใจในกิจการของเราเท่านั้น เพราะโดยส่วนใหญ่แล้วผู้สมัครก็มักจะมองหาโอกาสในการก้าวหน้าของหน้าที่การงาน ข้อเสนอในการทำงานเป็นอย่างไร เหล่านี้คือจุดที่จะดึงดูดบริษัทหรือองค์การ ซึ่งผู้ทำธุรกิจจะต้องรู้ว่าจะขายตนเองอย่างไรด้วย หากท่านต้องการคนคุณภาพจริงๆ นั่นคือเราต้องทำให้ภาพองค์การของเราชัดเจนในสายตาของผู้ที่จะเข้าสมัคร

จากนั้นจึงเข้าสู่กระบวนการคัดเลือกบุคลากร ซึ่งการคัดเลือกบุคลากรผู้บริหารธุรกิจควรจัดทำให้เป็นระบบ เพราะนี่คือด่านแรกที่จะทำให้ผลผลิตในงานของกิจการออกมาดีหรือไม่ดี ก็ขึ้นอยู่กับการที่เราเลือกคนผิดหรือถูกเข้ามาทำงานนั่นเอง เพราะคนเหล่านี้คือกลไกสำคัญที่สุดที่จะสร้างสรรค์ผลผลิตในงานออกมา ต่อให้ท่านมีเครื่องจักรอุปกรณ์หรือวิธีการทำงานที่ดีเพียงใด หากขาดคนที่เหมาะสมหรือมีความสามารถเพียงพอที่จะมาดำเนินการในสิ่งเหล่านั้นแล้ว เราก็ไม่มีทางใช้ประโยชน์จากเครื่องจักรอุปกรณ์หรือวิธีการทำงานที่ดีเหล่านั้นได้เลย

วิธีการคัดเลือกบุคลากรสำหรับงานแต่ละตำแหน่งอาจใช้วิธีการที่แตกต่างกันอยู่บ้าง

ตามลักษณะเฉพาะของงานที่ต้องปฏิบัติ แต่อย่างไรก็ตามก็มีวิธีการขั้นพื้นฐานสำหรับการคัดเลือกบุคลากรที่ใช้กันโดยทั่วไป คือ

ขั้นที่ 1. คัดเลือกจากคุณสมบัติพื้นฐานตามใบสมัครงาน ว่าตรงกับที่องค์การต้องการหรือไม่ เราก็เลือกเอาเฉพาะคนที่มีคุณสมบัติตรงกับที่ต้องการ แต่ในขั้นตอนนี้พึงระลึกไว้ด้วยว่าอาจไม่สามารถพบคนที่ตรงตามที่เราประกาศรับสมัครเสมอไป ดังนั้นจึงควรเลือกคนที่มีคุณสมบัติรองๆ ลงมาที่ยังเข้าเกณฑ์ที่รับได้ไว้ด้วย เพราะบางครั้งใบสมัครก็ไม่ใช่เครื่องตัดสินความสามารถของคนว่าจะทำงานได้หรือไม่ได้เสมอไป

ขั้นที่ 2. การทดสอบ แต่ละตำแหน่งอาจใช้วิธีการทดสอบแตกต่างกัน ตามลักษณะของงาน ได้แก่
2.1) การทดสอบข้อเขียนเฉพาะทาง เช่น การทำบัญชี การใช้ภาษาอังกฤษ หรือความรู้เฉพาะทางอื่นๆ เป็นต้น
2.2) การทดสอบปฏิบัติ เช่น การใช้คอมพิวเตอร์ การลงมือปฏิบัติตามตำแหน่ง
2.3) การทดสอบเชาว์ปัญญา เป็นการทดสอบความสามารถทางความคิด
2.4) การสอบสัมภาษณ์ เป็นการทดสอบความสามารถในการสื่อสาร บุคลิกภาพ และซักประวัติต่างๆ ที่นอกเหนือจากที่มีในใบสมัคร
2.5) การทดสอบทางจิตวิทยา เป็นการทดสอบความสามารถทางอารมณ์
บางตำแหน่งอาจใช้การทดสอบวิธีเดียว หรืออาจใช้หลายวิธีประกอบกันก็ได้แล้วแต่ความจำเป็น
แต่สิ่งที่พึงตระหนักในกระบวนการขั้นทดสอบ คือ ...อ่านภายในเอกสารต่อคะ


  ดาวน์โหลด : การคัดเลือกบุคลากรคุณภาพ