การจัดการโครงสร้างองค์กรเพื่อธุรกิจ
เรียบเรียงโดย อาจารย์วิภาวรรณ กลิ่นหอม
| ธุรกิจหลายรายประสบปัญหาทางการบริหารอย่างมาก โดยเฉพาะปัญหาในการบริหารคน ซึ่งกลายเป็นปัญหาที่หาจุดจบไม่ได้ แท้จริงแล้วต้นตอที่สำคัญของปัญหาที่คนทำงานแล้วมีปัญหา มักเกิดจากการจัดองค์กรที่ไม่เหมาะสมนั่นเอง เพราะการจัดองค์กรเป็นพื้นฐานของการจัดรูปแบบขององค์กรว่าจะให้ทำงานอย่างไร เชื่อมต่อโครงข่ายการทำงานกันอย่างไร และจะให้คนที่เลือกเข้ามาทำงาน ทำงานกันอย่างไรบ้างนั่นเอง ดังนั้นการจัดองค์กรจึงเป็นงานอย่างหนึ่งที่ผู้บริหารควรให้ความสำคัญ และละเอียดรอบครอบ ต้องให้ความสนใจเป็นอย่างยิ่งที่จะจัดสรร สรรสร้างองค์กรขึ้นมาอย่างพิถีพิถัน และพิจารณาอย่างละเอียดถี่ถ้วนดีแล้ว จึงนำมาใช้ต่อไปในที่นี้จะขอกล่าวถึงพื้นฐานการจัดโครงสร้างองค์กรเพื่อธุรกิจ SMEsที่ผู้บริหารควรตระหนัก วัตถุประสงค์ในการจัดโครงสร้างองค์กร ก่อนอื่นผู้บริหารพึงเห็นถึงความสำคัญของการจัดโครงสร้างองค์กรก่อนว่า จัดโครงสร้างองค์กรขึ้นเพื่ออะไร ที่จริงแล้วกิจการทั่วไปจะมีวัตถุประสงค์ในการจัดโครงสร้างองค์กรดังนี้ |
2. เพื่อมอบหมายงานและความรับผิดชอบให้แต่ละคน ทำตามความรู้ ความสามารถ ความถนัด ของแต่ละคน
3. เพื่อประสานงานต่างๆ ให้ดำเนินไปอย่างสอดคล้องกัน ตลอดทั้งองค์การตั้งแต่เริ่มต้นจนกระทั่งงานแล้วเสร็จออกมา
4. เพื่อจัดงานออกเป็นกลุ่มๆ แต่ละกลุ่มจัดตั้งขึ้นเป็นหน่วยงาน หรือแผนกงาน โดยเกณฑ์อย่างใดอย่างหนึ่ง
5. เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ระหว่าบุคคล ระหว่างกลุ่มคน และระหว่างหน่วยงาน หรือแผนกงาน
6. เพื่อกำหนดสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการตลอดทั้งองค์การ
7. เพื่อจัดสรรการใช้ทรัพยากรขององค์การอย่างมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด
ผู้บริหารควรจะจัดองค์การที่ทำให้คนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ขณะเดียวกันก็ทำให้บรรลุเป้าหมายองค์การด้วย ความยากลำบากของผู้บริหารก็คือ การที่จะต้องนำเอาปัจจัย 2 อย่างที่เป็นพื้นฐานในการจัดองค์การมาผสมผสานกันอย่างเหมาะสม ปัจจัย 2 อย่างคือ การรวมกัน (integration) ของความแตกต่างกัน (differentiation) เข้าด้วยกันอย่างสอดคล้องกัน เพื่อก่อให้เกิดผลงานสูงสุดตามวัตถุประสงค์ขององค์การ
ความแตกต่างกัน
ความแตกต่างกัน ได้แก่ความแตกต่างในเรื่องของการทำงาน การใช้ทักษะ วิธีการทำงาน ความคิดของคน เป้าหมายในการทำงาน โครงสร้างของงานและค่านิยมของคนที่ปฏิบัติงาน อาจจะแตกต่างกันในแง่ของคนทำงาน หรือในแง่ของหน่วยงาน เช่นฝ่ายการตลาดคิดเห็นต่างกับฝ่ายผลิตในเรื่องผลิตภัณฑ์ที่จะผลิตขึ้น เป็นต้น
ส่วนใหญ่เราจะพบความแตกต่างในเรื่องต่างๆ ดังนี้
1. แตกต่างในเรื่องของระยะเวลาของการทำงาน
2. แตกต่างกันในเรื่องวัตถุประสงค์ของการทำงาน
3. แตกต่างกันในเรื่องของบุคคลที่มีแนวคิดต่างกัน
4. แตกต่างกันวิธีการบังคับบัญชาตามโครงสร้าง
ความแตกต่างอาจมีมากน้อยแล้วแต่ประเภทของธุรกิจว่าเป็นธุรกิจที่ต้องการความเชี่ยวชาญมากหรือน้อย คือองค์การที่มีสภาพแวดล้อมยุ่งยามซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงเร็ว ความแตกต่างก็มีสูงมากเมื่อเผชิญกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว
ส่วนองค์กรที่มีสภาพแวดล้อมเปลี่ยนแปลงน้อยและสภาพแวดล้อมไม่ยุ่งยามซับซ้อนมากนักก็จะมีความแตกต่างน้อย การรวมกัน ในขณะที่มีความแตกต่างกันภายในองค์การ ผู้บริหารก็จะต้องพยายามรวมความแตกต่างเหล่านั้นให้เข้ากันให้ได้ ด้วยการประสานความต่างเหล่านั้นให้เข้ากันอย่างสอดคล้องกันและดำเนินงานไปด้วยกันได้ ความเชี่ยวชาญหรือทักษะในการทำงานของคนในองค์การไม่ใช่ว่าจะปล่อยให้ทำกันอย่างอิสระหรือต่างคนต่างทำโดยไม่พึ่งพากัน เพราะอย่างไรเสียก็ต้องมีความสัมพันธ์และประสานงานกัน เพื่อให้ปฏิบัติงานร่วมกันโดยตลอดทั้งองค์การเป็นไปด้วยดี
การกำหนดโครงสร้างองค์การโดยทั่วไป
สำหรับการกำหนดโครงสร้างองค์การโดยทั่วไป มีพื้นฐานวิธีการขั้นตอนดังนี้
1. เริ่มต้นด้วยต้องแยกแยะแจกแจงระบุออกมาให้ได้ก่อนว่าในองค์การ มีงานอะไรต้องทำบ้าง ตั้งแต่เริ่มต้น จนผลงานสำเร็จ
2. พิจารณาต่อไปว่างานที่เกิดขึ้นเหล่านั้น มีงานใดเหมือน หรืองานใดต่างกันบ้าง แล้วนำมาจัดกลุ่มงาน งานที่เหมือนกันคล้ายกันที่สามารถเชื่อมโยงอยู่ด้วยกันได้ให้จัดไว้เป็นกลุ่มเดียวกัน ส่วนงานที่ต่างกัน ไม่เกี่ยวกันก็จับไว้คนละกลุ่มกัน ก็จะเกิดเป็นหน่วยงานแผนกงานเกิดขึ้น ดังนั้นหากพบว่ามีงานแตกต่างกันกี่กลุ่มก็จะมีจำนวนแผนกงานหน่วยงานจำนวนเท่านั้น เราก็จะได้โครงสร้างองค์การในแนวราบเกิดขึ้น
3. นำหน่วยงานที่แตกต่างในแนวราบมาพิจารณาต่อ ว่าในแต่ละหน่วยงานเหล่านั้นควรมีขั้นการบังคับบัญชากี่ขั้น ซึ่งมีหลักในการพิจารณาคือ
3.1 งานซับซ้อนมากหรือน้อย ถ้างานซับซ้อนมาก สายการบังคับบัญชาก็ควรมีหลายชั้นเพื่อช่วยกลั่นกรองงาน ถ้างานซับซ้อนน้อย สายการบังคับบัญชาก็ไม่จำเป็นต้องมีหลายชั้นมาก
3.2 ปริมาณงานมากหรือน้อย ถ้างานปริมาณมากสายการบังคับบัญชาก็ควรมีหลายชั้นเพื่อช่วยกระจายงานและควบคุมดูแลงาน ถ้างานปริมาณน้อยสายการบังคับบัญชาก็ไม่จำเป็นต้องมีหลายชั้นมาก
3.3 จำนวนคนทำงานมากหรือน้อย ถ้ามีคนจำนวนมากสายการบังคับบัญชาก็ควรมีหลายชั้นเพื่อช่วยในการดูแลควบคุมการทำงาน ถ้าคนจำนวนน้อยก็ไม่จำเป็นต้องมีหลายชั้น
จะเห็นว่าสายการบังคับบัญชาที่เกิดขึ้นนั้นจะกลายเป็นโครงสร้างองค์การในแนวดิ่งนั่นเอง ที่จะเป็นตัวบ่งชี้ว่าใครเป็นเจ้านายใครเป็นลูกน้อง ใครต้องทำงานตามคำสั่งใคร ใครจะต้องรายงานผลการทำงานต่อใครบ้าง หรือใครจะมีอำนาจสั่งการและควบคุมใครกันบ้าง ...อ่านภายในเอกสารต่อคะ
ดาวน์โหลด : การจัดการโครงสร้างองค์กรเพื่อธุรกิจ