การจัดซื้อและการบริหารสินค้าคงเหลือสำหรับธุรกิจ SMEs

การจัดซื้อและการบริหารสินค้าคงเหลือสำหรับธุรกิจ SMEs

เรียบเรียงโดย ผศ.กิตติภูมิ มีประดิษฐ์

การจัดซื้อและการบริหารสินค้าคงเหลือสำหรับธุรกิจ SMEs สำหรับธุรกิจ SMEs ที่มีกระบวนการผลิต การจัดซื้อวัตถุดิบจะต้องมีการจัดการเพื่อให้ได้วัตถุดิบที่มีคุณภาพดี ในราคาเหมาะสม และทันเวลาผลิต เพราะสิ่งเหล่านี้มีผลต่อสินค้าสำเร็จที่ผลิตออกมาด้วย นอกจากนี้ ผู้ประกอบการ ต้องตัดสินใจว่า ควรมีนโยบายรักษาวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปอย่างไรเพื่อรองรับความต้องการในตลาดที่อาจเพิ่มขึ้นได้ แต่ก็ต้องไม่เป็นภาระค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาและค่าเสียโอกาสที่วัตถุดิบหรือสินค้าเสื่อมภาพ ล้าสมัย และขายไม่ได้ ผู้ประกอบการธุรกิจ SMEs ต้องลองตรวจสอบดูว่า มีวิธีการจัดซื้อหรือบริหารสินค้าคงเหลือที่มีประสิทธิภาพหรือไม่ กระบวนการของการจัดซื้อ วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ ก็คือ การจัดหาหรือให้ได้มาซึ่งวัตถุดิบสินค้า อุปกรณ์หรือบริการที่จำเป็นต่อการดำเนินการผลิต (หรือ การดำเนินงานอย่างอื่น เช่น การตลาดก็ได้ ) ถ้ากิจการมีการจัดซื้อที่มีคุณภาพ ทำให้บริษัทมีปัจจัยการผลิตที่จำเป็น (ยกเว้นแรงงาน) อยู่ในระดับที่พอเพียงทั้งปริมาณและคุณภาพในราคาที่เหมาะสมที่สุด และทันต่อเวลา

ความสำคัญของการจัดซื้อ
ควรทราบไว้ด้วยว่าคุณภาพสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตได้มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องโดยตรงกับคุณภาพของวัตถุดิบที่นำไปใช้ในกระบวนการผลิต คุณภาพของสินค้าเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ลูกค้ายอมรับและง่ายต่อการตัดสินใจซื้อ การจัดหาวัตถุดิบที่มีคุณภาพดีจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการผลิตสินค้า การเพิ่มประสิทธิภาพการทำกำไรของกิจการที่เป็นผลมาจากการจัดซื้อ มีส่วนหนึ่งที่มาจากลักษณะการต่อรองเพื่อหาราคาที่ดีที่สุด ประหยัดที่สุด ภายใต้คุณภาพของวัตถุดิบหรือสินค้าที่กำหนดจากผู้เสนอขาย (Suppliers) หลายๆ ราย ทำให้เกิดการประหยัดเกี่ยวกับต้นทุนและกำไรของบริษัทเพิ่มขึ้นได้ อย่างไรก็ตาม ลำดับความสำคัญของการจัดซื้อแตกต่างกันออกไปตามประเภทของธุรกิจ เช่น ธุรกิจขนาดย่อมที่เน้นการให้บริการรับทำบัญชี รายการสินค้าคงหรือวัสดุคงเหลือไม่ใช่รายการบัญชีที่มีบทบาท ธุรกิจประเภทนี้สนใจค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงานมากกว่าค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับวัสดุสำนักงานหรือวัสดุอื่นๆ

กระบวนการของการจัดซื้อ

กระบวนการของการสั่งซื้อประกอบไปด้วยขั้นตอนต่อไปนี้
1) การรับคำสั่งซื้อจากหน่วยงานเกี่ยวข้องภายใน
2) จัดหาข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายสินค้าหรือวัตถุดิบ ( Suppliers ) ว่ามีอยู่ที่ใดบ้าง มีผลิตภัณฑ์อะไร ราคาและส่วนลดเป็นอย่างไร เป็นต้น เพื่อนำข้อมูลมาเปรียบเทียบกันประกอบการตัดสินใจ
3) ติดต่อ Supplier ที่ได้คัดเลือกไว้แล้ว เพื่อตกลงทำเงื่อนไขต่างๆที่จำเป็น แล้วจัดทำใบสั่งซื้อเพื่อยืนยันการสั่งซื้อไปยัง Supplier
4) ติดตามผลจากการสั่งซื้อว่า Supplier ได้รับหรือไม่ และตกลงขนส่งวัตถุดิบหรือสินค้ามาตามกำหนดเวลาหรือไม่
5) ตรวจรับสินค้าหรือวัตถุดิบตามที่สั่งซื้อเมื่อมาถึงว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่

เกณฑ์การเลือกใช้ผู้ขายรายเดียว
ผู้ประกอบการธุรกิจขนาดย่อมควรเลือกวิธีการจัดซื้อจากผู้ขายรายเดียวภายใต้เกณฑ์อย่างใดอย่างหนึ่งหรือหลายเกณฑ์ดังต่อไปนี้
1) ผู้ขายรายนั้นสามารถนำเสนอสินค้าที่มีคุณภาพโดดเด่นตรงกับความต้องการของบริษัทเหนือกว่าคู่แข่งขันรายอื่นมาก ในขณะที่คุณสมบัติข้ออื่นๆไม่แตกต่างกันมากนัก
2) การสั่งซื้อปริมาณมากจากผู้ขายรายเดียวอาจำให้ได้ส่วนลดเป็นจำนวนมาก หรือได้สิทธิประโยชน์อื่นเพิ่มเติมจากผู้ขายรายนั้น

เกณฑ์การเลือกผู้ขายหลายราย
ในบางกรณีผู้ประกอบการอาจเลือกจัดซื้อวัตถุดิบสินค้าจากผู้ขายหลายราย ซึ่งมีเกณฑ์ในการพิจารณาดังนี้
1) การเลือกพิจารณาข้อเสนอจากผู้ขายหลายๆรายจะทำให้บริษัทมีโอกาสได้คัดเลือกราคา คุณภาพ และบริการที่ดีที่สุดที่บริษัทจะได้รับจากผู้ขาย
2) ผู้ขายเมื่อทราบว่ามีคู่แข่งขันหลายรายเกิดแรงกระตุ้นให้มีการนำเสนอเงื่อนไขการขายที่ดี เกิดประโยชน์ต่อบริษัทผู้ซื้อ
3) การกระจายหา ผู้ขายหลายราย หรือแบ่งยอดซื้อให้กับผู้ขายมากกว่า 1 รายจะช่วยลดความเสี่ยงจากการพึ่งพิงผู้ขายรายเดียว เมื่อเกิดปัญหาที่ไม่คาดคิดเกี่ยวกับผู้ขายรายนั้น เช่น การประท้วงของคนงานในบริษัทผู้ขาย เป็นต้น

ความสำคัญของการบริหารสินค้าคงเหลือ

สินค้าคงเหลือในที่นี้หมายถึง วัตถุดิบคงเหลือหรือสินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ คำว่า คงเหลือให้นึกถึงคำพวกนี้ที่ไปกองรออยู่ในโกดังหรือคลังสินค้า ทำไมจึงต้องมีวัตถุดิบคงเหลือหรือสิ้นค้าสำเร็จรูปคงเหลือที่ต้องมี เพราะในกระบวนการผลิตอาจมีอยู่อย่างต่อเนื่อง มีความต้องการใช้วัตถุดิบอยู่ตลอดเวลา แต่การสั่งซื้อต้องใช้เวลา ถ้าใช้จนหมดแล้วจึงค่อยสั่งวัตถุดิบ ผู้ขาย (Suppiers) อาจผลิตให้ทัน หรือเสียเวลาในการขนส่ง หรืออาจเป็นเพราะวัตถุดิบมีบางฤดูกาล เช่น ผลไม้บางชนิดพอหมดฤดูกาลก็ไม่มี โรงงานผลไม้กระป๋องบางแห่งต้องสร้างห้องเย็นเพื่อเก็บผลไม้เหล่านี้ไว้ เป็นต้น ส่วนสินค้าสำเร็จรูปนั้น เช่น โรงงานผลิตของเด็กเล่น ต้องสั่งซื้อพลาสติกเข้ามา มีการลงทุนเกี่ยวกับแม่แบบในการพิมพ์ของเล่น มีการจ้างคนงานมาประจำในโรงงานการผลิตของเล่นทำกันตลอดปีเป็นงานประจำ ส่วนฝ่ายขายจะติดต่อห้างสรรพสินค้าต่าง ๆ หรือผู้ซื้อในต่างประเทศเพื่อทำการขาย ซึ่งในด้านการขายเกิดความผันผวนได้ง่าย บางช่วงลูกค้าก็ต้องการน้อย ก็ขายได้น้อย บางช่วงเป็นช่วงที่ลูกค้าต้องการมาก เช่น ช่วงคริสต์มาสหรือปีใหม่ ผลิตแทบไม่ทัน ดังนั้น ในแต่ละข่วววงเวลาต้องมีการสต๊อกสินค้าสำเร็จรูปเอาไว้ก่อนเพื่อไม่ให้เสียโอกาศในการ แต่จะมากน้อยเท่าใดขึ้นอยู่กับความต้องการในแต่ละช่วงของตลาดว่าเป็นอย่างไร

การบริหารสินค้าคงเหลือ

การบริหารสินค้าคงเหลือมีวัตถุประสงค์ที่ควรจะต้องทำให้บรรลุอยู่ 4 ด้าน ได้แก่

1) การทำให้มีการดำเนินการผลิตเป็นไปอย่างต่อเนื่อง (Ensuring Continuous Operations)
การผลิตที่มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีการเกิดขึ้นของการผลิตอยู่ตลอดเวลาและตรงเวลา เพราะโรงงานเครื่องจักรที่ลงทุนไปมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นทุกวันตั้งแต่ซื้อมา ค่าจ้างคนงานก็เช่นกัน ต้องจ่ายทุกวัน จึงจำเป็นต้องใช้การผลิตเหล่านี้ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ลองคิดดูว่าในกระบวนการผลิตถ้ามีความล่าช้าในการจัดส่งวัตถุดิบจะเกิดอะไรขึ้น อย่างแรกก็คือ การผลิตต้องหยุดลงเพราะขาดวัตถุดิบ ปัจจัยการผลิตอื่น ๆ ก็จะอยู่ว่าง ๆ เกิดค่าใช้จ่าย โดยไม่ทำให้ผลผลิตเพิ่ม เมื่อผลิตไม่ได้ก็ไม่สินค้าขาย ถ้าไปตกลงขายสินค้าไว้ก่อนเมื่อส่งมอบไม่ได้ ก็เสียโอกาสในการขายไป ความน่าเชื่อถือก็ไม่มี รายได้ก็ไม่ได้ แต่ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ต้องจ่ายต้นทุนการดำเนินงานสูงขึ้น โอกาสขาดทุนและล้มเหลวก็จะมีมาก การบริหารให้มีสินค้าคงเหลืออย่างเพียงพอต่อความต้องการ ทำให้บริษัทดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง และลดปัญหาดังกล่าวข้างต้นลงไปได้

2) การทำให้เกิดยอดขายสูงสุด (Maximizing Sales)
การมีสินค้าคงเหลือในระดับที่เพียงพอ และเหมาะสมตลอดเวลา ช่วยให้สามารถส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ทันที เมื่อลุกค้าต้องการความรวดเร็วในการบริการเป็นปัจจัยหนึ่ง ที่สร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าซื้อสินค้าทั้งในระยะสั้นระยะยาว การที่ไม่มีสินค้าตองสนองแก่ลูกค้าเวลาที่ลูกค้าต้องการซื้อนั้น เป็นการผลักลูกค้าให้ไปหาสินค้าคู่แข่ง เป็นการเปิดโอกาสให้คู่แข่ง ทำให้อาจเสียลูกค้าไปให้คู่แข่งตลอดกาล ซึ่งเป็นเรื่องน่าเสียดายมากผู้ประกอบการจึงควรตรวจสอบตลอดเวลาทั้งจากเอกสารบัญชี และ การเดินตามชั้นวางสินค้า เพื่อดูว่าสินค้าของเราอยู่บนชั้นเต็มตลอดเวลาหรือไม่ มีการเคลื่อนไหวในแต่ละว่าวันเป็นอย่างไร มีคนคอยดูแลเติมสินค้าเมื่อสินค้านั้นมีจำนวนลดลงจากชั้นวางสินค้านั้นหรือไม่ เพื่อให้สินค้าเรามีโอกาสสร้างยอดขายตลอดเวลา

3) การป้องกันการสูญเสียของสินค้าคงเหลือ (Protecting the Inventory)
สาเหตุหนึ่งที่ผู้ประกอบการต้องเข้ามาบริหารจัดการกับสินค้าคงเหลือเพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย เนื่องจากสินค้าเหล่านี้อาจเกิดการสูญเสีย ถูกขโมย เสื่อมค่า หรือถูกใช้ในการผลิตอย่างไม่คุ่มค่าทำให้เกิดการเสียหายในระบบสินค้าคงเหลือ ผู้ประกอบการต้องสร้างให้มีการคุ้มยอดทั้งทางบัญชีและการตรวจนับด้วยมือเป็นครั้งคราว เพื่อดูว่ามีการสูญหายไปแค่ไหน การมีระบบควบคุมที่ดีทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้มาก นอกจากนี้ควรมีการตรวจสอบด้วยว่าวัตถุดิบที่สั่งมา ใช้ไปและคงเหลือในแต่ละงวดการผลิตนั้นมีตังเลขที่ผิดปกติหรือไม่ เพื่อที่จะได้ทราบอัตราการสูญเสียในการใช้วัตถุดิบว่าเป็นอย่างไร มีการควบคุมดีพอหรือยัง การตรวจสอบในเรื่องนี้จะส่งผลให้การผลิตสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และต้นทุนการผลิตของบริษัทมีโอกาสลดลงได้อย่างมาก

4) การทำให้ค่าใช้จ่ายลงทุนในสินค้าคงเหลืออยู่ในระดับต่ำสุด (Minimizing Inventory Investment)
อย่างที่ทราบกันแล้วว่า การสต๊อกสินค้าคงเหลือ แม้จะทำให้การผลิตหรือการขายเป็นไปอย่างต่อเนื่อง แต่มีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับต้นทุนของสินค้าคงเหลือและค่าใช้จ่ายในการเก็บสินค้านั้น ผู้ประกอบการอยู่ในระดับต่ำสุด ภายใต้ข้อจำกัดว่าไม่ทำให้เสียโอกาสในการขายด้วยควรหาการบริหารให้ต้นทุนการลงทุนในสินค้าคงเหลือ

สรุปประเด็น

การทำให้มีการดำเนินการผลิตเป็นไปอย่างต่อเนื่อง การผลิตที่มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีการเกิดขึ้นของการผลิตอยู่ตลอดเวลาและตรงเวลา

การทำให้เกิดยอดขายสูงสุด การมีสินค้าคงเหลือในระดับที่เพียงพอ และเหมาะสมตลอดเวลา ช่วยให้สามารถส่งสินค้าให้กับลูกค้าได้ทันที เมื่อลุกค้าต้องการความรวดเร็วในการบริการเป็นปัจจัยหนึ่ง ที่สร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าซื้อสินค้าทั้งในระยะสั้นระยะยาว

การป้องกันการสูญเสียของสินค้าคงเหลือ สาเหตุหนึ่งที่ผู้ประกอบการต้องเข้ามาบริหารจัดการกับสินค้าคงเหลือเพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย เนื่องจากสินค้าเหล่านี้อาจเกิดการสูญเสีย ถูกขโมย เสื่อมค่า หรือถูกใช้ในการผลิตอย่างไม่คุ่มค่าทำให้เกิดการเสียหายในระบบสินค้าคงเหลือ

การทำให้ค่าใช้จ่ายลงทุนในสินค้าคงเหลืออยู่ในระดับต่ำสุด อย่างที่ทราบกันแล้วว่า การสต๊อกสินค้าคงเหลือ แม้จะทำให้การผลิตหรือการขายเป็นไปอย่างต่อเนื่อง แต่มีค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับต้นทุนของสินค้าคงเหลือและค่าใช้จ่ายในการเก็บสินค้านั้น ...อ่านภายในเอกสารต่อคะ

  ดาวน์โหลด : การจัดซื้อและการบริหารสินค้าคงเหลือสำหรับธุรกิจ SMEs